Del 1. Sørg for at teksten har en god tone og et klart språk

For å tilpasse teksten til den du skriver til, bør du derfor tenke på:

• hvilken situasjon er mottakeren i?
• hva skal mottakeren vite eller gjøre?
• hva vet mottakeren fra før?

Våre målgrupper 

I Pasientreiser HF har vi mange målgrupper som vi forholder oss til i det daglige. Disse må vi tilpasse språket vårt til.

Hovedmålgruppene våre er

• innbyggerne
• myndighetene
• samarbeidspartnere 
• mediene
• helsepersonell
• kollegaene våre
• Pasientreiser i helseforetakene (PIH)

Få fram hvem som skal gjøre hva i teksten

I mange av tekstene våre skal mottakeren gjøre, eller vite noe etter å ha lest teksten. Da er det viktig å få fram hvem som skal gjøre hva i teksten. I setningen:

«Du må sende inn klagen på nytt»

er «du» subjektet, og «må sende» verbalet. Men ofte ser vi at subjektet blir utelatt:

«Klagen må sendes inn på nytt». 

Her forteller vi ikke hvem som må sende klagen, og det er da opp til mottakeren selv å tolke seg til hvem som skal utføre handlingen. Slike formuleringer skal vi derfor unngå.

Henvend deg direkte til mottakeren

Bruk «du» til enkeltpersoner og «dere» til virksomheter eller når vi snakker til flere personer. Du kan også bruke «dere» når «du» ikke passer. Unngå ubestemte pronomen, som «man» og «en», siden det kan gjøre det uklart hvem det er som skal gjøre noe.

Bruk gjerne «vi» når du omtaler Pasientreiser HF

Bruk gjerne «vi» når du omtaler Pasientreiser HF og Pasientreiser HF sin rolle i teksten. Da gjør du teksten mer menneskelig. Du kan gjerne bruke en kombinasjon av «vi» og «Pasientreiser HF», for å knytte oss til foretaket, og gjøre det tydeligere hvem «vi» representerer.

Unngå substantivsyken

«Substantivsyken» handler om at vi bruker substantiv i stedet for verb. Når vi bruker substantiv til å uttrykke handlinger, får vi et stivt og formelt preg. Det er for eksempel bedre at vi skriver «vurdere» enn å skrive «å foreta en ny vurdering» Se etter ord som ender på –ing, -else og på bokstaven «s», og forsøk å skrive de om til verb.

Unngå nektelser

Mennesker har lett for å overse nektelser, som «ikke», når vi leser tekster. Hvis vi klarer å unngå nektelser, reduserer vi risikoen for at mottakeren tolker innholdet i teksten feil.

Vis hensyn når du skriver

Vi skal skrive forståelig, respektfullt og vennlig. Vi uttrykker oss profesjonelt, men det skal ikke hindre oss i å bruke et forståelig og medmenneskelig språk. Når vi skriver, skal vi ta hensyn til mottakeren. Hvis vi skal gi et avslag på en søknad, må vi unngå å gjøre teksten unødvendig streng eller byråkratisk.

Skriv enkelt

I tekstene våre skal vi legge oss tett på dagligtalen, det vil si at vi bruker ord og uttrykk som vi bruker til vanlig. Når vi snakker med hverandre, er vi ofte tydeligere og mer effektive enn når vi skriver. For å finne et godt hverdagsspråk til tekstene våre, kan vi derfor tenke over hvordan vi ville sagt det samme muntlig.

Forklar vanskelige fagbegreper og forkortelser

Hvis vi må bruke fagbegreper, forkortelser, eller andre ord som kan være vanskelige å forstå, må vi forklare dem. Bruk gjerne eksempler som gjør at mottakeren forstår hva det betyr for dem. Bruker du fagord eller forkortelser flere steder i teksten, holder det å forklare det første gangen du bruker forkortelsen.

Vi tilpasser tekst og forklarer faguttrykk på denne måten:

• Du har rett på rekvisisjon, som betyr at Pasientreiser i helseforetakene organiserer reisen for deg, og velger det transportmiddelet som er mest hensiktsmessig.

Vi kan også legge inn en definisjon eller en forklaring i parentes:

• Reise med rekvisisjon (Pasientreiser i helseforetakene organiserer reisen for deg, og velger det transportmiddelet som er mest hensiktsmessig).

Kansellisten

Kansellisten er en liste med litt stive ord og uttrykk som sjelden brukes i dagligspråket, men som ofte forekommer i brev og andre tekster fra det offentlige.