​Personvernerklæring for Pasientreiser HF

Personvernombudet

Pasientreiser HF er en offentlig virksomhet og har derfor ansatt eget personvernombud. Vårt personvernombud er Christina Brubakken Nilsen. Personvernombudet skal bidra til å styrke sikkerheten for at Pasientreiser HF etterlever personvernreglene, og best mulig ivaretar personverninteressene.

Personvernombudets viktigste oppgaver er å gi råd om personvernregelverket i egen organisasjon, og følge opp Pasientreiser HF's etterlevelse av regelverket.

En annen viktig funksjon for personvernombudet er å være kontaktperson for dem Pasientreiser HF behandler personopplysninger om.
Henvendelser om foretakets behandling av personopplysninger kan rettes til personvernombudet på e-post. Henvendelser til personvernombudet må dreie seg om Pasientreiser HF's egen behandling av personopplysninger, og da fortrinnsvis behandling av opplysninger om deg. Dette kan for eksempel være spørsmål om rettigheter eller innsyn i opplysninger som behandles om deg. Henvendelser kan også sendes per post, merk konvolutten «Pasientreiser HF's personvernombud» og send til:

Pasientreiser HF
Postboks 2605, Kjørbekk
3702 Skien

Denne personvernerklæringen gjelder:

• For enkeltpersoner. Vi behandler personopplysninger både om pasienter og andre brukere av våre tjenester, våre egne ansatte og ansatte hos samarbeidspartnere

• Når Pasientreiser HF er behandlingsansvarlig for personopplysninger om deg

• Når du bruker våre tjenester

Denne personvernerklæringen gjelder ikke når:

• Andre enn Pasientreiser HF er behandlingsansvarlig, selv om du settes i kontakt med virksomheten ved bruk av våre tjenester

• Pasientreiser HF er databehandler
  
  

Håndtering av personvern i Pasientreiser HF

Disse grunnleggende prinsippene gjelder for Pasientreiser HF’s behandling av personopplysninger:

• Personopplysninger behandles bare når dette er tillatt i lov

• Personopplysninger brukes bare til bestemte formål

• Bruk av personopplysninger skal være nødvendig for å oppnå formålet

• Personopplysninger skal ha tilfredsstillende kvalitet

• Ved behandling av personopplysninger skal de registrertes rettigheter etter personvernreglene ivaretas

• Behandling av personopplysninger skal ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet

Pasientreiser HF har lov til å behandle personopplysninger for å:

• Administrere transport til og fra behandling
• Saksbehandle krav på refusjon av reiseutgifter
• Gjennomføre arbeidsrettslige plikter eller rettigheter
• Når du skal oppfylle enn avtale med oss
• Når du har samtykket til behandlingen av personopplysninger

Typiske formål med Pasientreiser HF’s behandling av personopplysninger for pasienter og andre brukere av våre tjenester:

• Innsamling, mottak og registrering av krav på transport eller refusjon av reiseutgifter
• Digitalisering
• Saksbehandling av krav
• Brukerstøtte
• Vedtak til søkere
• Utbetaling av refusjon
• System- og brukeradministrasjon
• Oppgjør til transportører
• Utlevere informasjon til transportører som skal gjennomføre transport
• Egenandelsrapportering
• Statistikk og analyse
• Oppfylle krav i regnskaps- og bokføringsloven
• Arkivering

Typiske formål med Pasientreiser HF’s behandling av personopplysninger for ansatte hos oss og andre vi samarbeider med:

• Lønn og oppgjør

• Rekruttering

• Kvalitetsforbedring inkludert kompetanseutvikling

• System- og brukeradministrasjon

• Gjennomføre og kontrollere tjenester i henhold til avtale

• Statistikk og analyse

• Oppfylle krav i regnskaps- og bokføringsloven

• Arkivering

• Opplæring

Pasientreiser HF behandler personopplysninger om deg når det er nødvendig for å:

• Ta stilling til din rett til transport eller refusjon av reiseutgifter

• Gi informasjon om dine reiser

• Sikre korrekt oppgjør til transportør

• Ivareta sikkerheten i våre systemer

• Utarbeide statistikk

• Administrere ditt arbeidsforhold hos oss, eller samarbeid med oss

Følgende personopplysninger om pasienter og brukere av våre tjenester kan behandles av Pasientreiser HF:

• Navn, kontaktinformasjon, fødsels- og personnummer i forbindelse med søknad om transport eller refusjon

• Hvor og når du skal reise eller har reist til behandling

• Dato og tid for din behandling

• Din hjemkommune

• Hvordan du har reist eller skal reise

• Om du har særlige behov som må ivaretas på reise, for eksempel bruk av rullestol

• Hvor mye du skal betale i egenandel

• Om du har frikort på reisetidspunktet

• Om du har annen fritaksgrunn for egenandel enn frikort

• Om du har ledsager på reisen

• Om du har benyttet fritt behandlingsvalg

• Om du har takket nei til tilbud om transport fra helseforetak

• Krav på refusjon av utgifter

• Opplysninger du gir til oss for å vurdere ditt krav på transport

• Identifikasjonsopplysninger om ledsagere eller pårørende

• Hvilket beløp du krever refundert

• Hvilket beløp du får refundert

• Kontonummer refusjon skal utbetales til

• Vedtaksdato

• Om du har fått stønad til helsehjelp etter folketrygdloven § 5-24a

• Nærmeste behandlingssted for deg i Norge

• Hvilke reise- og oppholdsutgifter du ville ha hatt ved reise til nærmeste behandlingssted

• Hvilke transportmiddel du har benyttet

• Hvilket transportmiddel som legges til grunn ved beregning av refusjon

• Brukernavn og passord for tilgang til våre tjenester

• Opplysninger generert i forbindelse med din bruk av våre tjenester

Følgende personopplysninger om egne og andres ansatte kan behandles av Pasientreiser HF:

• Hvem som har rekvirert en reise

• Navn på behandler

• Behandlers bekreftelse på behov for tilrettelagt transport

• Om behandler får refusjon fra HELFO for helsehjelpen

• Navn

• Adresse

• Kontaktinformasjon som telefon og mailadresse

• Pårørende

• Arbeidsavtale

• Tilstedeværelse

• Lønnstrekk

• Ytelser i tillegg til lønn

• Bierverv

• Lønnsbrev

• Lønnshistorikk og forhandlingsprotokoller

• Lønnsslipper

• Reiseregninger

• Søknad, attester og CV

• Profilanalyser og personlighetstester

• Referansesamtaler

• Stillingsutlysning og offentlig søkerliste

• Tilrettelegginger

• Sykmeldinger

• Oppfølgingsplaner

• Sikkerhetsinstrukser

• Medarbeidersamtale

• Kurs- og kompetansebevis

• Avtaler om etter- og videreutdanning

• Fagorganisasjonstilknytning

• Varsling og HMS-avvik

• Trafikkdata generert i forbindelse med bruk av våre systemer

• Produksjonstall 

Behandling av søknader

Pasientreiser HF behandler søknader om reiser uten rekvisisjon helt eller delvis automatisk. I saksbehandlingen tar systemet stilling til dine rettigheter etter pasientreiseforskriften, på bakgrunn av informasjonen du har sendt inn og informasjon vi selv innhenter.  
 
Når du fyller ut en søknad om å få dekket utgifter til pasientreiser på helsenorge.no, oppgir du informasjon vi trenger for å ta stilling til dine rettigheter. Systemet gir deg veiledning om hva slags informasjon vi trenger, for eksempel ved at du bes om å laste opp dokumentasjon. I tillegg til informasjonen du oppgir, innhenter Pasientreiser HF også opplysninger om deg som er nødvendige for å behandle søknaden, for eksempel fra folkeregisteret. Ditt samtykke og syketransportregisterforskriften gir oss rett til å innhente disse opplysningene på egen hånd, slik at vi kan behandle din søknad.

Når du sender en papirsøknad til oss, legger Pasientreiser HF opplysningene i papirskjemaet inn i vårt saksbehandlingssystem, slik at søknaden blir digital og kan behandles automatisk. Forøvrig saksbehandles papirsøknader på samme måte som søknader som sendes inn via helsenorge.no.
 
Når vi har fått all informasjonen vi trenger, sjekker systemet opplysningene dine mot vilkårene i regelverket, for å undersøke hva du har krav på. Systemet vil avgjøre om vilkårene er oppfylt eller ikke, og beregne hvor mye du har rett til å få dekket til reisen din. Systemet kan gi beskjed om at deler av søknaden må kontrolleres. Da er det en saksbehandler som foretar videre manuell saksbehandling. Når søknaden er ferdig behandlet, skriver systemet ut et vedtaksbrev som sendes deg. Vi kan også gjøre kontroller etter at saken er ferdig behandlet for å sjekke at opplysningene i søknaden stemmer og vedtaket er riktig. Hvis vi oppdager feil, kan vi opprette en sak om tilbakebetaling av pengene.
 
Du kan få mer informasjon om logikken som ligger bak våre automatiserte avgjørelser ved å henvende deg til sikkerhetsansvarlig.